Hej!
Kommunen eller den private huvudmannen ansvarar för verksamheten under den tid den är avtalad. Det betyder normalt sett ansvar under dagtid men också, t.ex. i nattöppen verksamhet eller vid arrangemang som kan sägas ligga inom ramen för verksamheten på övrig tid.

Skulle man på en förskola eller skola t.ex. ordna en fjällutflykt som del av sin verksamhet så ligger ansvaret kvar på huvudmannen. Skulle utflykten ske på initiativ av föräldrar utanför verksamheten, kanske en helg, finns inget huvudmannaansvar för de eventuella skador som vållas av medföljande personal, förutsatt möjligen att de inte deltar på betald arbetstid.

När arrangemang sker utanför arbetstid kan det vara bra för de som deltar att teckna en särskild ansvarsförsäkring i kontakt med ett försäkringsbolag efter att ha hört vilka begränsningar som kan finnas i "drulledelen" i de hemförsäkringar som deltagarna har. Och det är ju inte alls säkert att alla som deltar har egna hemförsäkringar. 
 
När ni har en  grillkväll så förutsätter jag att personalen finns med i sin tjänst och får lön eller kompledigt. Detta talar för att grillkvällen sker i verksamheten. Skulle personalen då vålla skada genom att t.ex. ett barn bränner sig svårt uppkommer nästa fråga: -Vilket tillsynsansvar har personalen en sådan kväll och vilket ansvar åvilar föräldrarna. Min bedömning är förstås att föräldrarnas ansvar för tillsynen är betydligt större en sådan kväll och att det kanske outtalat förutsätts att föräldrarna ska ta hand om sina egna barn. Hur en domstol skulle döma i ett sådant fall är svårt att bedöma men jag tror att föräldrars tillsynsansvar skulle sägas vara stort.
 
Ändå kan huvudmannen nog i vissa fall bli skadeståndspliktig och det är ju huvudmannen/arbetsgivaren som ska stå skadan, inte förskolläraren eller barnskötaren som slarvade med grillen. Detta kalls för arbetsgivarens principalansvar.

Var ni befinner er har ingen större betydelse, det viktiga är om aktiviteten ligger inom raen för er verksamhet. Och några papper behöver knappast skrivas på men däremot bör ni upplysa föräldrarna om att dom själva vid vissa arrangemang får svara för tillsynen trots att det är förskolan som arrangerar. Skulle detta vara oklart - vem hade tillsynsansvaret - så tror jag att domstolen kan döma till drabbad förälders fördel.

Vid en badolycka i Landskrona kring millennieskiftet dog två barn. Skolpersonalen hade tillsynsansvaret och frågan om kommunens ansvar prövades i två rättsinstanser. Domarna blev friande, eftersom man
bedömde att inga brister fanns i tillsynen det handlade om en ren olycka.

Med vänliga hälsningar
Staffan